L’intégration d’un externe en entreprise est une étape cruciale pour assurer une collaboration efficace, que ce soit pour une mission en management de transition ou une mission de conseil. Cet article vous présentera un guide détaillé en plusieurs étapes pour réussir cette intégration.
Qui sont les externes et quelles sont leurs fonctions en entreprise ?
Les externes qui peuvent être amenés à intervenir dans une entreprise peuvent avoir différents statuts et fonctions. Voici quelques exemples courants :
- Consultants : Les consultants sont des experts dans leur domaine, engagés pour fournir des conseils, des recommandations et des solutions aux problèmes spécifiques de l’entreprise. Ils peuvent être spécialisés dans des domaines tels que la stratégie, la gestion de projet, l’informatique, les ressources humaines, le marketing, la finance, etc.
- Managers de transition: Un manager de transition est un professionnel expérimenté et hautement qualifié qui est engagé temporairement dans une entreprise pour résoudre des problèmes spécifiques, gérer une période de transition ou conduire des projets de transformation.
- Prestataires de services : Les prestataires de services externes sont des entreprises ou des personnes qui fournissent des services spécifiques à l’entreprise. Ils peuvent inclure des services de traduction, des services juridiques, des services de nettoyage, des services de sécurité, etc.
- Auditeurs : Les auditeurs externes sont des professionnels indépendants ou des employés d’un cabinet d’audit engagés pour examiner les comptes, les opérations et les processus de l’entreprise pour s’assurer de leur exactitude, de leur conformité et de leur efficacité.
Il est important de noter que la liste ci-dessus n’est pas exhaustive et n’inclue pas tous les types d’externes tels que les fournisseurs, formateurs, ou encore partenaires commerciaux.
Les statuts et les fonctions des externes peuvent varier en fonction de l’entreprise, de l’industrie et des besoins spécifiques. Les entreprises peuvent choisir d’engager des externes pour bénéficier de leur expertise, de leur flexibilité, de leurs ressources supplémentaires ou pour réduire les coûts liés à l’embauche de personnel à temps plein. Leur engagement est généralement basé sur des contrats spécifiques définissant les termes, les responsabilités et les livrables attendus.
L’intégration réussie d’un externe en entreprise est cruciale pour assurer une collaboration fructueuse et une transition en douceur. Voici quelques conseils pour bien intégrer un externe en entreprise :
Étape 1 : Définition et planification
La planification préalable à l’arrivée d’un externe en entreprise est essentielle pour assurer une intégration réussie. Voici quelques étapes pour vous aider à planifier efficacement :
- Définir les objectifs : Identifiez clairement les raisons pour lesquelles vous souhaitez faire appel à un externe et déterminez les objectifs spécifiques de sa mission. Par exemple, s’agit-il de résoudre un problème technique, d’apporter une expertise spécifique ou de mener à bien un projet particulier ?
- Déterminer le rôle et les responsabilités : Définissez le rôle de l’externe dans l’entreprise en précisant ses responsabilités, ses missions et ses interactions avec les équipes existantes. Assurez-vous de clarifier les limites de son autorité et les canaux de communication qu’il devra utiliser.
- Identifier les ressources nécessaires : Évaluez les ressources matérielles, financières et humaines nécessaires à la réussite de l’externe. Assurez-vous qu’il aura accès aux outils, aux systèmes informatiques, aux données et aux informations nécessaires pour accomplir ses tâches de manière efficace.
- Établir un calendrier : Définissez un calendrier pour l’intégration de l’externe. Identifiez les différentes étapes du processus d’intégration, telles que la planification de son arrivée, l’accueil et l’orientation, la formation et les points de contrôle ultérieurs. Vous pouvez aller plus vite que d’habitude en termes de délais car l’externe a une excellente capacité d’adaptation à des contextes nouveaux.
- Communiquez sur son arrivée : Informez les membres de l’équipe de son arrivée imminente et communiquez-leur les grandes lignes de sa mission.
En planifiant en amont l’arrivée de l’externe, vous pouvez vous assurer que toutes les parties prenantes sont bien informées, que les ressources nécessaires sont disponibles et que l’externe est prêt à démarrer sa mission de manière efficace dès son arrivée.
Le cabinet MOMEN vous propose des managers de transition expérimentés sur toute la France, pour tout type de missions.
Étape 2 : Accueil et orientation
L’accueil de l’externe lors de son arrivée en entreprise est une étape cruciale pour instaurer un climat positif et favoriser une intégration réussie. Voici quelques conseils pour bien accueillir l’externe :
- Organisez une réunion d’accueil : Planifiez une réunion d’accueil avec l’externe dès son arrivée. Rassemblez les principaux collaborateurs avec lesquels il travaillera directement et faites les présentations ! Profitez de cette occasion pour expliquer sa mission, ses responsabilités et ses objectifs.
- Présentez l’entreprise et sa culture : Consacrez un court temps à présenter l’entreprise dans son ensemble. Expliquez sa mission, ses valeurs, sa vision et son historique. Mettez en avant les principaux produits ou services, ainsi que sa position sur le marché.
- Fournissez un guide d’intégration : Si vous en possédez un, remettez à l’externe un guide d’intégration qui contient des informations pratiques sur l’entreprise, ses politiques, ses procédures, ses normes de travail, ses ressources internes et ses contacts utiles. Cela l’aidera à se familiariser rapidement avec son nouvel environnement de travail.
Étape 3 : Formation
Pour réaliser la formation d’un externe en entreprise, voici quelques conseils pratiques :
- Élaborer un plan de formation : Même si sa mission est d’une durée déterminée, la création d’un rapide plan de formation couvrant les sujets essentiels liés aux tâches et aux responsabilités de l’externe, peut s’avérer très utile. Organisez les informations de manière logique et séquencée, en mettant l’accent sur les aspects prioritaires.
- Utiliser des ressources pédagogiques adaptées : Cela peut inclure des documents internes, des guides de référence, des tutoriels en ligne, des vidéos explicatives, des exemples pratiques, etc.
- Prévoir si besoin des séances de formation interactives : Complétez éventuellement la formation par des séances interactives où l’externe peut poser des questions, discuter de cas pratiques.
Afin de soutenir votre plan de formation, vous pouvez envisager un LMS (Learning management system) pour créer des modules de formation spécifiques à l’intégration des externes, les suivre, évaluer les progrès et fournir des certifications de réussite. Un LMS est une plateforme logicielle utilisée pour créer, gérer et diffuser des formations en ligne. Il en existe de nombreux, tels que 360Learning, TalentLMS, LearnWorlds, ou encore TalentCards pour le format mobile. Les solutions sont multiples et diversifiées !
Étape 4 : Communication et collaboration
La communication et la collaboration sont essentielles pour intégrer avec succès un externe dans une entreprise. Mettez en place des canaux de communication clairs et efficaces pour permettre à l’externe de se connecter et d’interagir facilement avec ses interlocuteurs.
- Utiliser des outils de collaboration : Utilisez des outils de collaboration en ligne tels que Google Drive, Trello, Asana ou Slack pour faciliter le partage de documents, la gestion des tâches et la communication en temps réel. Assurez-vous que l’externe a accès à ces outils.
- Partage d’informations et de ressources : Impliquez l’externe dans le partage d’informations pertinentes et de ressources utiles. Cela lui montrera qu’il est considéré comme un membre à part entière de l’équipe et qu’il peut contribuer à la réussite des projets. Des plateformes telles que Workplace by Facebook, Yammer ou Chatter offrent un espace de communication sociale interne à l’entreprise. Elles permettent de partager des idées, de commenter des publications, de créer des groupes de discussions.
- Intégration virtuelle : Si l’externe travaille à distance, organisez des réunions virtuelles informelles, des sessions de brainstorming en ligne ou des événements sociaux virtuels pour qu’il puisse interagir avec l’équipe malgré la distance.
- Plateforme de communication informelle : Mettez en place une plateforme de communication informelle, telle qu’un groupe de discussion sur une application de messagerie instantanée. Cela permettra à l’externe de participer aux conversations informelles, de partager des idées ou de poser des questions. L’application mobile et web Whatsapp est un excellent moyen de créer des discussions informelles, et celle-ci est couramment utilisé au sein des entreprises. Vous pouvez également utiliser des plateformes comme Slack, Microsoft Teams, ou Google Chat, qui permettent aux membres de l’entreprise d’échanger des messages instantanés de manière informelle.
Le cabinet MOMEN vous propose des managers de transition expérimentés sur toute la France, pour tout type de missions.
Étape 5 : Intégration sociale
Favoriser l’intégration sociale d’un externe en entreprise peut être un défi. Cependant, voici quelques exemples d’initiatives qui peuvent aider à créer un sentiment d’appartenance et à favoriser son intégration :
- Déjeuners ou pauses café : Invitez régulièrement l’externe à partager un déjeuner ou une pause-café avec l’équipe. Cela offre une occasion décontractée d’échanger et de créer des liens informels.
- Collaboration en binôme : Encouragez l’externe à travailler en binôme avec des membres de l’équipe sur des projets. Cela favorisera les interactions et permettra aux collègues de mieux connaître l’externe.
- Activités sociales : Incluez l’externe dans des activités sociales de l’entreprise, comme des sorties après le travail, des événements sportifs ou des fêtes d’entreprise. Cela lui permettra de se mêler aux membres de l’équipe dans un contexte plus détendu.
Des plateformes en ligne telles que Team Building, Go Team, ou Eventbrite proposent une sélection d’activités de team building que vous pouvez réserver pour votre entreprise. Ces plateformes regroupent des activités variées, des jeux d’évasion aux ateliers créatifs, et vous permettent de choisir en fonction de vos préférences et de votre budget. D’autres applications comme Meetup ou Facebook Events peuvent faciliter l’organisation et la promotion d’activités d’entreprise. Vous pouvez créer des événements, gérer les inscriptions, envoyer des invitations et partager des informations sur les activités avec les participants.
Engager des consultants ou des experts en team building peut également être une option si vous recherchez des activités sur mesure et un accompagnement personnalisé. Ces professionnels peuvent concevoir des programmes adaptés à votre objectif d’intégration des externes, à votre culture d’entreprise et à vos besoins spécifiques en matière de renforcement d’équipe.
Pour cela, vous pouvez engager par exemple un manager de transition spécialisé en RH ou en communication interne et évènementielle pour vous aider dans votre démarche. Le cabinet MOMEN spécialisé en management de transition peut vous proposer le manager de transition qui vous convient. Pour en savoir plus, contactez-nous!
Étape 6 : Suivi et feedback
Pour assurer un bon suivi et réaliser de bons feedbacks, voici quelques étapes importantes à suivre :
- Communiquer régulièrement : Maintenez une communication régulière avec l’externe pour suivre l’avancement de son travail. Organisez des réunions périodiques pour discuter du réalisé, des défis rencontrés et des opportunités d’amélioration.
- Encourager l’auto-évaluation : Encouragez l’externe à s’auto-évaluer en lui demandant de réfléchir sur ses propres performances. Demandez-lui de partager ses réflexions sur les forces et les faiblesses de son travail. Cela favorisera la prise de conscience et l’engagement à s’améliorer.
- Reconnaître les réalisations : N’oubliez pas de reconnaître et de valoriser les réalisations de l’externe. Même s’il n’est pas salarié, le fait d’exprimer votre appréciation pour ses contributions et de partager les succès avec l’équipe, renforcera sa motivation et donc a productivité.
- Favoriser l’échange de feedback bidirectionnel : Encouragez l’externe à partager son propre feedback sur l’entreprise, l’équipe et le processus de collaboration. Son regard extérieur peut être très pertinent car il n’a pas d’intérêt personnel long terme dans l’entreprise. Il peut vous parler objectivement de ce qu’il voit et constate.
- Évaluer les résultats : Évaluez régulièrement les résultats obtenus par l’externe en termes d’atteinte des objectifs fixés. Plus que jamais, vous pouvez piloter son travail par des KPI.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer un processus d’intégration structuré et bien planifié, favorisant une adaptation dans l’entreprise très rapide. Vous pouvez ainsi mettre sur les bons rails la mission de l’externe tout en maîtrisant vos coûts d’intégration. Vous garantissez aussi de maintenir une bonne cohésion entre internes et externes afin d’être tournés vers l’objectif commun de l’entreprise.
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