Avant de passer à une grille d’évaluation de la direction générale complexe, nous proposons aux conseils d’administration une recette en 10 étapes pour un examen simple et efficace du rendement de votre DG.
Débuter l’évaluation du rendement de la direction générale
Tout d’abord n’oubliez pas la date d’anniversaire professionnel de votre Directeur Général et inscrivez-la dans votre calendrier 6 semaines à l’avance.
Puis envoyez un courriel (mieux encore, prenez le téléphone ! ) et dites à votre DG que vous allez vous lancer dans un processus d’évaluation simple et direct. Et engagez-vous auprès de lui à ce qu’une auto-évaluation fasse partie du processus.
Enfin accompagnez votre dirigeant tout au long du processus ci-dessous. Assurez-vous qu’il/elle est à l’aise avec le processus et qu’il/elle y ajoute son grain de sel. C’est primordial !
De très nombreux conseils d’administration se contentent de faire une évaluation du rendement du directeur général avec un dirigeant totalement dans le noir. Oui, c’est le processus du conseil d’administration, mais ce n’est pas ainsi que cela doit se passer.
Un processus d’évaluation de la performance simple en 10 étapes
Est-ce qu’il est judicieux d’investir dans un processus plus détaillé et plus formel ? Oui. Les évaluations à 360 degrés ont-elles de la valeur ? Absolument.
Mais si vous commencez à y penser comme à un processus complexe, cela vous paralysera. Il n’y aura pas d’évaluation de rendement. Et votre DRH aura l’impression que le conseil d’administration ne l’apprécie pas assez pour lui offrir un feedback annuel.
Voici donc une façon simple de commencer. L’année prochaine, vous pourrez faire quelque chose de plus formel pour évaluer votre DG ou même l’ensemble des membres du CODIR.
Étape 1 : Créez une équipe d’évaluation – au moins une autre personne mais de préférence 2 ou 3. En tant que Président du conseil d’administration, vous ne devez pas le faire seul. Dites au groupe qu’il s’agira d’un processus simple.
Étape 2 : Trouvez la description de poste sur laquelle vous avez travaillé si dur lorsque vous avez cherché le DG que vous évaluez. En utilisant cette description de poste, créez un document Word avec des espaces entre chaque responsabilité et chaque attribut. Voilà ! Vous avez un formulaire d’évaluation ET un formulaire d’auto-évaluation pour le DG.
Étape 3 : Avez-vous, par hasard, travaillé avec votre DG pour créer des objectifs annuels (il/elle le demande, espérons-le) ? Si c’est le cas, créez une deuxième ou troisième page de votre document Word avec ces objectifs. Voilà ! Un formulaire d’évaluation encore meilleur.
Étape 4 : Rencontrez l’équipe et établissez un calendrier. Travaillez en retroplanning. Quand voulez-vous que l’évaluation soit faite (conseil : AVANT la date anniversaire) ? Revenez sur les étapes. Quand voulez-vous que le DG vous renvoie l’auto-évaluation ? Si vous demandez à tous les membres du conseil d’administration de donner leur avis, donnez-leur une date (en laissant suffisamment de temps à quelqu’un pour synthétiser les résultats).
Étape 5 : Avec l’auto-évaluation et la synthèse des membres du conseil en main, votre comité se réunit pendant 90 minutes et compare l’auto-évaluation avec la synthèse du conseil. Où se trouve l’alignement ? Où se trouvent les principales différences ? Examinez les objectifs de la même manière. Ensuite, élaborez des points de discussion pour la conversation en temps réel qui devrait avoir lieu entre le Président du conseil et le DG.
Étape 6 : Vous aurez besoin d’un volontaire pour écrire quelque chose. Ce texte doit être rédigé avec soin et diplomatie. Il sera remis à votre DG et chaque mot sera examiné minutieusement.
Étape 7 : Rencontrez-vous physiquement. Prévoyez deux heures. Passez en revue le document que le comité a envoyé au DG, qui synthétise les commentaires du conseil d’administration et les compare à l’auto-évaluation. Le résultat de cette réunion devrait être une compréhension commune des avantages et des inconvénients de la performance et des domaines d’intérêt pour l’année à venir. Ces domaines d’intérêt doivent être consignés dans un courriel de suivi envoyé par le président du conseil d’administration au DG afin que ce dernier puisse rédiger les objectifs annuels.
Étape 8 : Le DG soumet les objectifs au président du conseil d’administration et les deux parties les mettent en forme pour les présenter à l’ensemble du conseil.
Étape 9 : Le comité d’évaluation doit alors se réunir une nouvelle fois pour discuter de la rémunération et de toute augmentation pour l’année à venir. Si votre organisation n’est pas en mesure d’augmenter la rémunération (questions financières), le conseil d’administration doit trouver d’autres moyens non financiers de récompenser une bonne performance.
Étape 10 : Le Président du conseil d’administration et le DG se réunissent en personne pour discuter de la rémunération. Faites un suivi par écrit en exprimant votre appréciation des services rendus par le DG au cours des douze derniers mois.
Très important ! Les dix étapes doivent être achevées au plus tard à la date anniversaire de l’entrée en poste du DG. Pas d’excuses, tout retard sera mal perçu par le DG.
Voilà de bonnes bases pour lancer un process d’évaluation en année 1, puis capitaliser dessus pour rédiger ensuite en année 2 un process plus formel et détaillé.
Et n’oubliez pas, vous pouvez à tout moment avoir recours à un DG de Transition, pour transformer votre entreprise ou retrouver des résultats positifs. Les missions de Management de Transition s’avèrent utiles et très rentables !