Être en communication constante
Avoir une messagerie interne est essentiel à la communication en temps réel dans l’entreprise, d’autant que chacun est ensuite libre de se mettre en mode « ne pas déranger », ou autre. Il est important que les équipes sachent que l’on puisse aussi passer des appels vidéo de manière très spontanée, comme si l’on se parlait dans une pièce, plutôt que de ne faire que des communications écrites via la messagerie.
Il est important également de prévoir des réunions courtes mais régulières, pour que les employés puissent poser leurs questions, ou aborder des sujets plus légers, ou encore pour en apprendre plus sur l’entreprise.
Manager à distance signifie construire un système de soutien pour votre équipe, tout en trouvant un équilibre pour la responsabiliser. Pour réussir, il est essentiel d’instaurer une confiance, de maintenir la transparence, et de communiquer fréquemment et ouvertement.
Regarder les résultats, pas les horaires
Le télétravail permet aux membres de l’équipe de travailler là où ils sont le plus épanouis, et de pouvoir allier vie professionnelle et vie personnelle, s’ils le souhaitent. Les configurations à distance offrent une certaine souplesse, par exemple, aux gardes d’enfants qui combinent travail et responsabilités parentales. Cela incite à la responsabilisation. L’employé est attendu sur un travail à effectuer, et s’organise selon ses souhaits et contraintes personnelles, pour avancer sur son sujet.
Par ailleurs, dans des contextes internationaux, la mise en œuvre de flux de travail asynchrones augmente l’efficacité et réduit les dysfonctionnements. De plus en plus, il est nécessaire de travailler de manière asynchrone, même dans les entreprises où les membres de l’équipe se trouvent à différents étages ou dans différents bureaux ; mais surtout lorsque plusieurs fuseaux horaires sont concernés.
Adapter ses formations
Le télétravail permet de faire des formations à distances facilitées par le partage d’écran : l’expérience du salarié peut être très agréable et interactive. Faire appel à un manager de transition RH, spécialisé sur la gestion d’équipes à distance peut vous aider dans votre démarche.
Faire appel au Management de transition
Un manager de transition RH, spécialisé sur l’animation des équipes à distance, peut vous accompagner sur le coaching de vos managers, ou la mise en place de bonnes pratiques.
Manager à distance avec la communication informelle
La communication informelle est importante dans une culture entièrement à distance.
Restez léger : les dirigeants ne doivent pas s’attendre à ce que la communication informelle se fasse naturellement. Il n’y a pas de couloirs dans lesquels les membres de l’équipe peuvent se croiser, faire des pauses cigarettes, ou encore du covoiturage pour se rendre au bureau… Dans un environnement entièrement à distance, la communication informelle doit être traitée « de manière formelle ».
Les dirigeants doivent organiser la communication informelle et dans la mesure du possible, créer une atmosphère dans laquelle les membres de l’équipe, où qu’ils soient, se sentent à l’aise pour s’adresser à n’importe qui pour discuter de sujets sans rapport avec le travail. L’organisation de e-cafés peut être une bonne solution par exemple.
Etablir des interactions sociales à distance
Il est naturel que le travail à distance conduise à des conversations essentiellement liées au travail avec les autres membres de l’équipe. Nous encourageons donc chacun à consacrer quelques heures par semaine à des conversations sociales avec n’importe qui dans l’entreprise.
L’intégration est aussi essentielle pour doter un nouveau collaborateur des outils et de la compréhension dont il a besoin pour s’épanouir dans l’entreprise. Un manager doit s’efforcer de mettre en place des garde-fous pour éviter que l’intégration ne déraille.
Il y a toujours du travail à faire, et un manager doit prendre la décision de permettre à un nouvel employé de se concentrer sur l’intégration plutôt que sur le travail pendant ses premières semaines. Ceci permet des gains d’efficacité à long terme.
De nombreuses études ont montré que la plupart des employeurs sont mal classés en ce qui concerne la qualité de l’intégration, et qu’un processus d’intégration solide stimule la productivité des nouveaux employés.
Enfin, essayez de choisir un collègue pour faciliter l’intégration.
Manager ses équipes dans les messages de groupes
Lorsqu’un manager se voit poser une question par un membre de son équipe, il peut y avoir une perte de productivité dans la réponse donnée. Si cette réponse est donnée verbalement ou en privé, son bénéfice est éphémère.
En revanche, si le manager réfléchit à sa réponse, la documente dans un endroit consultable par tous, voire y répond par un lien, le processus de réponse devient beaucoup plus utile à long terme. Et, cela fait une possibilité d’interaction supplémentaire pour les employés en télétravail.
Pour toute cette partie documentation et mise en place de process organisé, un manager de transition peut vous aider sur une mission ponctuelle, à auditer, mettre en place, et organiser le process de documentation, au sein de votre structure.
Les cabinets de management de transition peuvent vous aider à mettre en place une bonne gestion des équipes à distance, par l’appui d’un manager RH spécialisé.