Souvent par manque de temps et parce que la pression budgétaire est forte, certaines étapes dans la réalisation des plans de transformation sont expédiées voire oubliées. A la sortie, les plans stratégiques prennent au mieux du retard et coûtent plus cher à l’entreprise, au pire sont abandonnés ou identifiés comme des échecs. On peut s’appuyer sur les principes suivants pour la réussite de votre projet de transformation.
Un plan de transformation est avant tout un projet !
Revenons à la définition d’un projet par la norme NF EN ISO 9000 pour se faire une idée : processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources.
En découlent 5 thématiques :
Pourquoi l'expression de besoin doit-elle être claire ?
Le plan de transformation de l’entreprise doit à chaque fois répondre à un besoin pertinent d’un point de vue stratégique, économique et social.
Le travail de l’expression de besoin est essentiel car elle est à la base de votre démarche. Elle donne les objectifs, le périmètre. Elle est compréhensible par tous et ne laisse pas la place à l’interprétation.
Souhaitez-vous changer le type de management de l’entreprise ? Définissez bien votre cible, par exemple “Augmenter la responsabilisation et l’engagement des salariés en leur laissant se fixer leurs propres objectifs”
Un projet de transformation passe d'abord par une bonne organisation
Choisir une équipe experte et très motivée par le sujet est essentiel, car c’est elle qui va porter le changement ! Un programme de transformation doit être incarné, il faudra embarquer les collaborateurs, faire preuve d’écoute, de proactivité, de recul parfois. Enfin, la communication sera également une clé de succès.
L’équipe se composera de :
Savoir estimer son plan de transformation et le planifier en étapes
A partir de l’expression de besoin, il faut découper le programme en plusieurs étapes claires, qu’on appellera ici des projets. Chacun des projets, voire sous-projets, répond à un objectif prédéfini, avec des résultats concrets. Il faudra bien entendu garder de l’agilité, pour s’adapter au fil de l’eau.
L’estimation est ensuite une étape décisive. Elle sera de qualité si elle s’appuie sur un ensemble de tâches ou sous-projets élémentaires et cohérentes. Plus vous détaillerez les tâches, mieux vous pourrez les estimer !
Plusieurs méthodes existent mais on peut retenir le PERT qui s’appuie sur des scnérarii (le meilleur (M), la moyenne (m), et le pire (P)) et un effort = (M+4m+P)/6
Piloter et gérer les risques de son plan de transformation stratégique
Deux niveaux de pilotage sont nécessaires pour couvrir l’ensemble des sujets, et bien suivre le programme de transformation.
Un Comité de Pilotage (COPIL) :
Un Comité de Projet (COPRO) :
La gestion des risques
Comment anticiper les risques et ne pas voir son projet de transformation déraper ?
Une approche des risques simple consiste à donner un critère de probabilité et de gravité à chaque risque identifié. Cela permet facilement d’évaluer le niveau de criticité de chaque risque sur un graphique en 2 dimensions.
Ensuite, des arbitrages ont lieu, spatiaux (périmètre du programme) ou temporaire (délai) et le directeur du projet devra sans cesse repenser le triptyque Coût/ Qualité/ Délai.
Dois-je faire intervenir davantage de personnes pour ne pas être en retard, ou pour maintenir le périmètre initial ?
Collaborer, communiquer et conduire le changement tout au long de la transition de l'entreprise
Les projets de transformation sont souvent complexes et nécessitent l’intervention de plusieurs départements de l’entreprise, ce qui rend d’ailleurs les réponses aux problématiques plus créatives et pertinentes.
Cela suggère de renforcer la possibilité de l’entreprise à travailler en transverse et non pas en vertical, et de favoriser la communication à tous les niveaux, y compris de la part des chefs de projets.
Enfin, la conduite du changement doit être opérée dès le début du programme en embarquant les utilisateurs clés, afin de lever tous les points bloquants au fur et à mesure.
En conclusion, pour réussir son plan de transformation, il n’y a pas de recette miracle mais bien des fondamentaux de la gestion de projet à respecter.
Bien définir son objectif, bien choisir les acteurs clés, impliquer toutes les parties prenantes, piloter son programme et rester agile sont les principales clés pour réussir ses projets de transformations stratégiques.